Aina ainutlaatuinen, oman yrityksensä näköinen, toiminnanohjausjärjestelmä

Toiminnanohjausjärjestelmä on aina yrityksensä näköinen ja niminen. Toisille se on enemmän CRM-järjestelmä, toisille ERP-järjestelmä ja toisille tuotannonohjausjärjestelmä. Liiketoimintaympäristön vaatimusten muuttuessa ja yrityksen kasvaessa järjestelmän tulee mukautua uudistuneisiin vaatimuksiin pystyäkseen edelleen edistämään yrityksen muuttuneiden tavoitteiden saavuttamista parhaalla mahdollisella tavalla. 

Yrityksillä on monia eri syitä lähteä uudistamaan toiminnanohjausjärjestelmäänsä. Vanha järjestelmä saattaa esimerkiksi olla vanhentunut, sen tarjoaja ei enää päivitä sitä tai järjestelmä on itse asiassa monta eri järjestelmää, joiden yhdistämiselle ja integraatioille on tarvetta. Olipa uudistamistarpeen takana mikä tahansa peruste, edessä on lähes poikkeuksetta ainutlaatuinen tilanne, jonka ratkaisu on yhtälailla yksilöllinen. Näitä räätälöitäviä ratkaisuja Perfektiolaiset konsultoivat mielellään.

ERP-järjestelmäratkaisuja on lähestyttävä aina tapauskohtaisesti. Yksikään yritys ei ole toisensa kopio ja siksi jokaisella yrityksellä on hyvin omanlaisensa tarpeet toiminnanohjausjärjestelmälle. “Kun asiakas kertoo, että ERP-järjestelmä pitäisi uudistaa, ensimmäinen ajatukseni ei ole, minkälainen järjestelmä heillä on ollut tähän asti käytössä, vaan pohtia yhdessä asiakkaan kanssa, millainen heidän liiketoimintamallinsa on. Toiminnanohjausjärjestelmää ei voi lähteä kehittämään tuntematta asiakasyrityksen liiketoiminnalle kriittisimpiä prosesseja sekä heille liiketoiminnan kannalta oleellisinta dataa. Ne ovat yleensä niitä, mitä koko järjestelmällä halutaan tehostaa, ja hallita paremmin”, Perfektion konsultti Jonne Airaksinen kertoo.

Järjestelmäuudistuksessa on huomioitava sekä tarpeet että tavoitteet

ERP-järjestelmät ovatkin todella yrityksensä näköisiä ja kertovat yrityksestä paljon. Toisille on tärkeää, että niillä voidaan hoitaa yrityksen palkan­laskenta, kirjanpito ja reskontra kun taas toisille on erityisen tärkeää esimerkiksi varastonhallinta, tuotannonohjaus tai muu materiaalien, asiakasprojektien ja resurssien hallinta. Järjestelmää suunniteltaessa on myös mietittävä sitä, kuka järjestelmää käyttää ja miten käyttäjien tarpeet voidaan parhaiten huomioida.

“Se, mistä osioista ERP-järjestelmä muodostuu, on vain yksi tärkeä rajaus uudelle toiminnanohjausjärjestelmälle. Yhtä tärkeää on selvittää, mitä liiketoiminnallisia tai muita tavoitteita asiakkaalla järjestelmälle on”, Airaksinen huomauttaa. “Yhdelle yritykselle voi olla ehdottoman tärkeää esimerkiksi kaiken toiminnan läpinäkyvyys. Halutaan, että kuka tahansa pystyy missä tahansa vaiheessa asiakasprojektia näkemään, missä vaiheessa prosessissa mennään. Toisessa yrityksessä tällaisilla asioilla ei ole mitään merkitystä vaan ERP-järjestelmäuudistuksella tavoitellaan vaikkapa tehokkuutta hallinnollisiin tehtäviin”. Airaksinen painottaa, että aina on tärkeintä kuunnella asiakasta. “Jos asiakkaalle on tärkeintä liiketoiminnan kasvu, pohdimme, miten toiminnanohjausjärjestelmä voi edistää tämän tavoitteen toteutumista, jos taas tavoitteena on automatisoida mahdollisimman paljon hallinnollista työtä, niin mietimme, mitä kaikkea voimme automatisoida”.

Investointi, joka maksaa itsensä takaisin

Toiminnanohjausjärjestelmä onkin usein investointi, jonka lasketaan kannattavan, sillä uudistuksella haetaan tehokkuutta liiketoiminnan prosesseihin ja järjestelmä maksaa pikkuhiljaa itsensä takaisin kun työtunnit päästään käyttämään paremmin tuottavaan työhön. “Toki tämäkin riippuu asiakkaan liiketoiminnan tarpeista – joillekin tuotannonohjausjärjestelmän kannattavuus voi olla esimerkiksi tyytyväisemmät asiakkaat ja sitä kautta syntynyt kannattavuus”, Jonne Airaksinen täsmentää. 

Perfektiolla onkin panostettu siihen, että yhteisymmärrys paitsi teknisistä, myös liiketoiminnallisista tavoitteista on löydetty, ennen kuin varsinaista kehitystyötä aloitetaan. “Osittain tämä on siis myös liiketoiminnan konsultointia. Pohdimme yhdessä asiakkaidemme kanssa, miten asiat kannattaisi tehdä fiksusti niin että heidän liiketoimintansa tavoitteet parhaiten toteutuisivat. Nämä ovat aina mielenkiintoisia ongelmia yhdessä ratkaistaviksi”.

Räätälöity ratkaisu sopii toisille paremmin, kuin valmis ostettava palvelu

Perfektio on tunnettu siitä, että toteutamme mielellämme asiakasprojekteja, jotka ovat laajoja ja vaativat paljon innovatiivista pohdintaa. Räätälöidyt ERP-järjestelmäratkaisut ovatkin tekijöidemme mielestä erittäin mielekkäitä projekteja. “Näihin projekteihin voi liittyä esimerkiksi järjestelmän siirtäminen pilveen joko kokonaan tai osittain, mikäli vanha järjestelmä on toteutettu lokaalisti. Näihin, kuten muihinkin järjestelmään liittyviin valintoihin, tarjoamme teknistä konsultointia. Ei ole aina ihan yksinkertaista, mihin ratkaisuihin päädytään. Välillä lopputulos on ollut jonkinlainen hybridimalli pilveen siirrettävää dataa ja lokaalisti säilytettävää dataa. Asiakkaiden tarpeet kun voivat olla hyvin spesifit”, Jonne kertoo. 

ERP-järjestelmiä voi toki ostaa myös valmiina ohjelmina ja maksaa järjestelmistä lisenssimaksuja. Kaikille yrityksille se ei kuitenkaan ole mahdollista, vaan joskus yrityksen liiketoiminta voi olla niin erityislaatuista, että juuri omaan liiketoimintaan räätälöity ratkaisu on ainoa järkevä vaihtoehto. “Joskus se voi olla myös taloudellisin”, Airaksinen lisää. “Jos valmista järjestelmää varten tulee tehdä erityisen paljon integraatioita, maksaa asiakas ensin kaiken integraatioon tehtävän työn ja lopuksi vielä palvelusta kuukausimaksut päälle. Tällöin voi olla kannattavampaa toteuttaa heti oman näköinen ratkaisu, jolloin säästyy tulevaisuuden lisenssimaksuilta”, Jonne kertoo.

Räätälöidyn ratkaisun ylläpito

Mutta entä sitten tulevaisuus? Yritysten liiketoimintaympäristöt muuttuvat ja varmasti muutostarpeita järjestelmälle tulee myös myöhemmin. Miten räätälöity ratkaisu taipuu näihin muutoksiin? Airaksiselta löytyy vastaus tähänkin: “Valmiissa ohjelmistoissa käyttömaksut toki usein kasvavat käyttäjämäärien ja yhtälailla järjestelmään sisältyvien palvelujen myötä. Omiin tarpeisiin räätälöidylle ohjelmistolle voidaan vastaavasti tehdä muutoksia. Niitä ei toki saa ihan yhtä nopeasti käyttöön, kuin mitä valmiista järjestelmästä voisi saada, mutta niissä on jälleen parempi mahdollisuus sille, että ne voidaan toteuttaa juuri kyseisen asiakkaan ja heidän työntekijöidensä tarpeiden ja toiveiden mukaan niin, että yritys pystyy edelleen vastaamaan muuttuneisiin liiketoiminnan tavoitteisiin parhaalla mahdollisella tavalla”.

Olipa ERP-järjestelmä teidän yrityksessänne enemmän CRM-järjestelmä, toiminnanohjausjärjestelmä tai tuotannonohjausjärjestelmä, autamme mielellämme kehittämään siitä yrityksenne liiketoiminnan keskushermoston, jonka avulla juuri teidän liiketoimintanne kriittisimmät tavoitteet saadaan toteutumaan.

Ota yhteyttä

Mikäli haluat keskustella asiantuntijoidemme kanssa ERP-järjestelmäsi muutostarpeista ja pohtia, miten sitä voitaisiin kehittää juuri teidän yrityksenne liiketoiminnan tarpeita parhaiten edistämään, ole yhteydessä. Autamme mielellämme olipa kyse sitten vanhan järjestelmän uudistamisesta tai ihan kokonaan alusta asti kehitettävästä järjestelmästä.