Kehitimme kauniin ja aidosti toimivan tuntikirjausjärjestelmän

Alunperin oman tiimimme tarpeisiin kehitetty tuntikirjausjärjestelmä Shifti sopii tällä hetkellä parhaiten yksityisyrittäjille, sekä pienille ja keskisuurille tiimeille. Toiminnallisuuksien ja automaatioiden kehittyessä se palvelee paremmin myös suurempia tiimejä.

Aloitin Perfektiolla taloushallinnon tehtävissä, joten tutustuin ensitöikseni yrityksessämme käytössä olleen tuntikirjausjärjestelmä Shiftin ominaisuuksiin. Shifti ei ollut minulle ennestään tuttu ja sainkin kuulla, että se on ihan meitä varten ja meillä itse tehty. "Tehtiin oma, kun haluttiin sellainen, jota on kiva käyttää", vastasivat kollegani, kun asiaa ihmettelin. No en voinut väittää vastaan. Sitä on kiva käyttää – ja lisäksi se on tosi nätti! Näin 80-luvulla syntyneelle Shiftissä oli kyllä aluksi ihmeteltävääkin. Mietin, miksi uudempi päivämäärä on vanhemman päivämäärän yläpuolella? Minä olin tottunut vanhoihin seinäkalentereihin, joissa päivämäärät juoksevat ylhäältä alaspäin. "No onhan se loogisempaa, että uusin on ylimpänä. Eihän Instagramissakaan uusin postaus ole alimpana vaan ylimpänä", yksi 90-luvun puolivälissä syntyneistä Shiftin kehittäjistä vastasi. Aivan. Luonnollisempaahan tämä on, jos sitä noin ajattelee.

Vaikka vanhat aivoni piti siis asentaa uuteen asentoon, olen oppinut omasta mielestäni tosi hyväksi Shifti-käyttäjäksi. Eikä se ollut edes vaikeaa. Käyttöjärjestelmä on tosi helppo käyttää ja ymmärtää. Se on siis "intuitiivinen", kuten työkaverini sanoisivat. Tiedän ajattelematta asiaa sen kummemmin, mitä mistäkin napista tapahtuu.

"Koska Shifti on nyt tarjolla myös muiden yritysten käyttöön, kirjoitan lyhyesti sen ominaisuuksista"

Shiftissä voi tällä hetkellä tehdä seuraavia asioita:

• Tuntien kirjaaminen

• Projektien seuraaminen

• Käyttäjien roolittaminen

• Laskutuksen helpottaminen

• Kirjausten exporttaaminen

• Asetusten muuttaminen

Tuntien kirjaamiseen on kolme tapaa: alku-loppuajan mukaan, tuntien määrän mukaan tai ajastinta käyttäen. Tunnit kirjataan aina johonkin projektiin, ja tarvittaessa vielä kategorian mukaan. Jokaisella projektilla on asiakas - se voi olla oma firma tai joku muu. Tunnit merkataan joko laskutettavaksi tai ei-laskutettavaksi. Tämän asetuksen saa projektikohtaisesti päälle / pois. Shiftin peruskäyttö on siis todella nopeaa ja kalenterista näkee helposti kaikki päivät, joille on tehnyt kirjauksia.

Projekteille voi määrittää tuntikaton ja seurata näin siihen käytettyä aikaa. Kokonaistuntien ja laskutettavien tuntien määrää selviää projektisivulta. Kaikki tietylle projektille tehdyt kirjaukset näkyvät projektisivun alareunassa, päivämäärän tai käyttäjän mukaan jaoteltuna. Niitä voi lisäksi filtteröidä ja tarkastella yksityiskohtaisesti.

Käyttäjät voi jakaa kolmen käyttäjäroolin mukaan. Niitä ovat työntekijä, projektijohtaja ja pääkäyttäjä. Oikeudet ja käytettävissä olevat toiminnallisuudet kasvavat roolin mukana. Työntekijällä mahdollisuus ainoastaan kirjausten tekemiseen ja omien asetusten muuttamiseen. Näiden lisäksi käytössä on erillisiä rooleja / oikeuksia palkanmaksuun ja laskujen tekemiseen liittyen.

Laskutus-osiossa voi luoda tuntierittelyt helposti laskun liitteeksi. Laskutus-osiossa näytetään ainoastaan tunnit, jotka on merkitty laskutettavaksi, ja liitteeseen mukaan otettavia tunteja voi valita helposti filttereiden avulla. Liitteellä olevat tunnit poistuvat avoimien laskuttamattomien tuntien listalta automaattisesti.

Tuntikirjaukset saa vietyä shiftistä helposti csv:nä haluamaansa taulukkolaskentaohjelmaan tai vaikka varmuuskopioksi arkistoon. Käyttäjä-, projekti- ja päivämäärätfiltterit mahdollistavat exportin yksittäisistä kirjauksista koko yrityksen historiaan saakka.

Shiftin asetuksista voi muuttaa omia tietojaan, kuten nimeä tai ohjelman käyttämää kieltä. Organisaation kohdalla asetuksista voi toistaiseksi muuttaa vain nimeä - tänne tulossa paljon lisää toimintoja. Single sign-on (SSO) on mahdollista Googlen kautta. Tulevia toiminnallisuuksia on niin paljon, että jätän ne omaan blogitekstiinsä. Voit tutustua Shiftiin lisää sen omilla sivuilla https://shifti.fi/